Presupuesto: la inversión en los equipos

PRESUPUESTO

¿Sabe exactamente el tipo de sala que necesita equipar, en función de su tamaño? Bien. Ahora puede abordar el segundo criterio, seguramente el más espinoso: el presupuesto.

Para crear una sala de vídeo digna de ese nombre, necesita el equipo adecuado, ¡y eso supone una suma considerable! Sí, ya sabemos que cuando se trata de inversión (y de dinero en general), hay dos escuelas de pensamiento: los que comprenden intuitivamente las ventajas del proyecto y los que necesitan convencerse.

Hoy nos dirigimos a ambas partes: ¿busca tranquilidad para poner en marcha su proyecto o quiere elaborar su plan financiero? Entonces ha llegado al lugar adecuado: aquí se lo contamos todo sobre el famoso factor presupuesto, el que a menudo inclina la balanza:

Atención: no hace falta arruinarse para encontrar una solución eficaz, solo hay que saber dónde buscar

FACTORES QUE INFLUYEN:

Crear, reconvertir o reformar una sala de reuniones cuesta dinero. Y definir el presupuesto que hay que asignar a este proyecto es más que complejo, porque entran en juego varios parámetros. Por supuesto, cada uno es único. Pero en la categoría de factores clave que influyen en el acondicionamiento de una sala de vídeo, los principales son :

Tamaño de la sala:

Cuanto más grande es = más
equipamiento requiere

Mobiliario :

Mesa de reuniones, sillones,
almacenaje, panel de identificación, etc.

Disposición :

Iluminación, cableado, sala
individual, capacidad

Equipamiento :

Cámara, kit de audio, compartición de contenidos,
pantalla, licencia de software

Costes de aprendizaje:

Recursos dedicados a familiarizarse
con una nueva solución

ESTIMACIÓN DEL PRECIO DE UNA SALA DE VÍDEO: NUESTROS EJEMPLOS DE PRESUPUESTO

Como hemos visto, el precio de los equipos de vídeo para salas de reuniones varía mucho en función de varios factores. Aunque cada proyecto de disposición es único, podemos darle algunos ejemplos, en función del tamaño de la sala, para que se haga una idea del presupuesto necesario:

Para una sala de 3 a 5 personas

En este caso, hablamos de espacios reducidos: salas individuales (2-3 personas) y salas pequeñas (3-5 personas). En estas configuraciones, lo importante son las videoconferencias dinámicas y los intercambios rápidos y concisos.

Componentes audiovisuales: una pantalla, un kit de videoconferencia y un sistema para compartir contenidos
¿Cuánto costará? Calculamos que cueste entre 2 y 8.000 euros.

Para una sala de 5 a 8 personas

Gracias a su mayor capacidad, la sala "mediana" se utiliza para sesiones de brainstorming con varias personas, ¡donde la creatividad está a la orden del día! En este caso, necesitan un equipo que permita la edición colaborativa entre dos sitios distantes.

Componentes audiovisuales: cámara, sistema(s) de audio, pantalla(s), kit para compartir contenidos, tablet de gestión (+ mini-PC para salas independientes)
¿Su precio? Hablamos de un rango amplio que va desde los 10.000 a 20.000 euros.

Para una sala de 8 a 20 personas

Esta sala, mucho más grande, puede utilizarse para diversos fines (de ahí la necesidad de que sea modular). Puede utilizarse para videoconferencias sencillas, sesiones de formación, reuniones de crisis o brainstormiing a gran escala.

Componentes audiovisuales: cámara(s), sistema(s) de audio, pantalla(s) con soporte, kit para compartir contenidos, tablet de gestión (+ mini-PC para salas independientes)
¿Cuánto cuesta? Dependiendo del equipo ya instalado, el presupuesto puede oscilar entre 40.000 y 160.000 euros.

UN BUEN RENDIMIENTO DE LA INVERSIÓN

Planificar el presupuesto también significa rentabilizar la inversión. Sí, montar una sala de videoconferencia evidentemente tiene un coste, pero a largo plazo puede suponer una gran ventaja, siempre que se elija el equipo adecuado.

Así que, para los más reacios a la tecnología, les proponemos que evaluemos juntos el retorno de la inversión de este proyecto:

Ahorro en viajes

Empecemos por lo más obvio: ¡los costes de los viajes de negocios! Billetes físicos, hoteles, restaurantes, etc., cuando sus empleados viajan, inevitablemente incurren en gastos (más o menos importantes)... ¡Y ni siquiera estamos hablando de la pérdida de ingresos en términos de productividad! Ir y volver de las estaciones/aeropuertos, pasar por el control de seguridad... son factores que hacen perder varias horas a cada empleado afectado.

Imagínese... Si la mitad de estas reuniones se celebraran por videoconferencia, podría utilizar lo ahorrado para equipar varias salas de reuniones con sistemas 4K de última generación.

Haga usted mismo los cálculos con esta fórmula: [Gastos medios de desplazamiento] x [Número de empleados que viajan] x [Número de reuniones que requieren desplazamiento].

Aumento de la productividad

¿Lo sabía? Aproximadamente uno de cada tres minutos de la jornada laboral se pierde en reuniones. Si a esto añadimos el coste de los desplazamientos y el tiempo empleado en el transporte, el resultado es el siguiente: horas perdidas y una productividad que deja mucho que desear...

Aunque tenga que acordar un horario, gracias a la videoconferencia ya no tendrá que preocuparse por los retrasos y ausencias provocados por los caprichos del transporte (huelgas, atascos, accidentes, etc.). Podrá concentrarse en lo importante: el contenido de los debates.

Para determinar la ganancia en términos de productividad: [Número medio mensual de reuniones] x [Número medio de minutos registrados].

Como habrá podido comprobar, el coste de instalación de una sala de videoconferencia depende de demasiados factores como para poder darle un presupuesto exacto y fijo... Lo que le recomendamos es que nos consulte para que juntos podamos realizar un estudio más profundo de sus necesidades y así obtener un precio realista.

¿Está listo para dar el paso?

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Ricard VILALTA

Soy un experto en ventas especializado en telecomunicaciones y tecnologías audiovisuales.Me destaco por combinar mi conocimiento del mercado con una capacidad excepcional para identificar las necesidades de los clientes con el fin de desarrollar y vender soluciones a medida, siendo estas innovadoras y centradas en la experiencia de usuario. Con 9 años de experiencia dentro del Grupo Incept, actualmente me encargo de proporcionar servicios de integración audiovisual a través de nuestra filial Wipple. Ofrecemos soluciones completas que incluyen desde la consultoría y auditoría hasta la instalación, integración y capacitación para el uso y mantenimiento de equipos audiovisuales, asegurando una oferta integral y rentable para nuestros clientes.