ELEGIR EL MATERIAL ADECUADO CAPÍTULO 5: GESTIÓN Y RESERVA DE SALAS

"¿En qué sala nos sentamos? Esta pregunta se oye casi todos los días en el lugar de trabajo. Para evitar correr de un lado a otro unos minutos antes del comienzo de su reunión, hágase con un sistema de reserva de salas. Esta pequeña pantalla electrónica muestra, en tiempo real, el estado de ocupación de sus despachos o salas de reuniones.

A primera vista, podría confundirse con la versión digital de la antigua pantalla de papel en la puerta de la sala de reuniones. Sin embargo, con su pantalla táctil y su acceso a la red, se convierte en un terminal interactivo: puede modificar los datos mostrados o programar una reunión sobre la marcha, ¡sin necesidad de volver a su mesa!

Más que una pantalla a la entrada de cada sala, esta solución integra un sistema de mensajería y agenda (Outlook, Microsoft Exchange, Notes, etc.) para que todos los empleados puedan coordinar sus actividades. En resumen, gracias al sistema digital de reserva de salas, podrá combatir las reuniones fantasma y, sobre todo, evitar que se organicen 2 reuniones al mismo tiempo.

En resumen, ¡el controlador táctil es la herramienta que le permite tomar el control de sus reuniones y espacios de colaboración! Mucho más que un elemento decorativo, esta tablet, una vez colocada dentro de la sala, le ofrece multitud de posibilidades:

• Iniciar o unirse a una reunión.
• Añadir participantes.
• Ajustar la configuración de audio y vídeo.
• Compartir contenidos o duplicar una pantalla (a través del software Visio utilizado).
• Grabar un intercambio.
• O crear otra reunión.

En cuanto a las conexiones, la familia de controladores táctiles se divide en 2 tipos:

• Los de la "vieja escuela": utilizan un cable USB para la conexión ordenador/vídeo, un cable HDMI para compartir contenidos y un módulo de alimentación independiente.
• Los modelos de nueva generación: son todos Ethernet: utilizan un solo cable para la conexión a la red, la alimentación y la asociación a las reuniones.

Es bueno saberlo : ¡Los modelos de nueva generación son de doble uso! Pueden utilizarse tanto en el interior del local (para el control) como en el exterior (para las reservas).