Videoconferencia: ¿cómo elegir las herramientas informáticas adecuadas?

VIDEOCONFERENCIA: ¿CÓMO ELEGIR LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS ADECUADAS?

Los programas de videoconferencia están en auge. Ya hay decenas de ellos en el mercado. ¿El motivo? El teletrabajo, por supuesto.

En este contexto, elegir la aplicación de videoconferencia adecuada se ha convertido (en cierto modo) en la clave para garantizar la continuidad del trabajo en equipo, la inclusión de los teletrabajadores y la seguridad de sus datos.

Entonces, ¿está seguro de hacer la mejor elección? En este artículo encontrará todos nuestros consejos sobre los criterios que debe tener en cuenta a la hora de elegir sus herramientas de videoconferencia. ↓

LOS 5 PILARES PARA ELEGIR BIEN

Ya lo hemos dicho antes, pero el software de vídeo es ahora esencial para la gestión colaborativa de proyectos y el aprendizaje virtual cara a cara. Pero hay que hacerse las preguntas correctas para elegir la aplicación adecuada ¿No sabe por dónde empezar? Que no cunda el pánico. Nos hemos puesto en su lugar y a continuación enumeramos las 5 preguntas que nos haríamos para asegurarnos de que estamos tomando la decisión correcta:

Presupuesto

Tipo de conferencia

UX y facilidad de uso

Características

Seguridad

¿De qué presupuesto dispongo?

Este es el quid de la cuestión para muchos de nosotros: ¿qué precio estoy dispuesto a asignar a la colaboración virtual?

Pues la respuesta es sencilla: depende del tamaño de la empresa, de su sector de actividad y de la posición de cada empleado. Digámoslo así: en una pequeña empresa de telecomunicaciones, casi todos los empleados participarán en intercambios virtuales. En cambio, en un gran grupo especializado en transporte y logística, pocos profesionales podrán optar a la videoconferencia (interactúan más por teléfono). ¿Se da cuenta de la paradoja?

Tenemos un consejo que darle, es que mire más allá del precio. La calidad de audio y vídeo y los servicios adicionales son igual de importantes a la hora de elegir el software que más le conviene.

Reunión en línea o seminario web : ¿Cuál será mi uso principal?

¿Lo sabía? Los programas de videoconferencia tienen 2 usos muy diferentes: las reuniones en línea y los seminarios web. Para elegir la plataforma ideal, lógicamente hay que definir su uso dominante. Aquí tiene un breve recordatorio de lo que implica cada tipo de conferencia:

Reunión en línea : como su nombre indica, es la versión digital de la reunión presencial, durante la cual los participantes pueden intervenir e interactuar.

Webinar : se trata de una sesión de presentación durante la cual uno o varios ponentes se dirigen a un gran número de participantes, que sólo intervienen a través del chat.

Intuitivo o técnico : ¿cuáles son mis preferencias de UX?

Cuando empiece a jugar con su software de vídeo, pronto se dará cuenta de que la facilidad y rapidez con la que navega entre las secciones es crucial. Unirse a un debate, añadir participantes a la reunión... usted lo sabe mejor que nosotros, pero algunos empleados pueden ser un poco reticentes a las novedades. Así que imagínese que tuvieran que hacer un esfuerzo adicional para adaptarse... ¡eso es drama garantizado!

Séa inteligente : ¿quién mejor que usted y sus empleados para probar el software ¿Vídeo en su totalidad? Le aconsejamos que pruebe todas las rutas de usuario (incluido el registro, la creación de una reunión en línea, etc.) para averiguar cuál será la más popular.

¿De qué funciones no puedo prescindir?

Es obvio: no todas las aplicaciones de videoconferencia ofrecen el mismo nivel de funcionalidad. Mientras algunas se ciñen a lo básico (hablamos de videoconferencia, claro), otras incorporan servicios cada vez más innovadores (como añadir un fondo de pantalla, compartir pantalla o un asistente virtual).

He aquí un rápido resumen de las principales funciones que se encuentran en toda aplicación de vídeo profesional que se precie:

Llamadas de audio y vídeo en HD
Presentaciones dinámicas (duplicación de pantalla y compartición de contenidos)
Grabación de reuniones
Mensajería instantánea privada
Animación de reuniones (encuestas, fondos, filtros, etc.)
Atención al cliente

¿Cuáles son mis requisitos de seguridad ?

Por último, pero no por ello menos importante: ¡la seguridad! Cuando evaluamos un software de videoconferencia, pensamos inevitablemente en la protección de nuestros datos y en la confidencialidad de nuestros debates. Para evitar cualquier intrusión durante sus reuniones, aquí tiene lo que debe tener en cuenta:

Cifrado de secuencias de vídeo
Acceso a una reunión: regulado mediante un código o la aprobación del administrador
Almacenamiento de copias de seguridad y actas de las reuniones

LAS 3 APLICACIONES INFORMÁTICAS IMPRESCONDIBLES EN 2023


Versión gratuita	(40 minutos máximo)	(30 horas máximo)	Prueba gratuita 14 días
¿Porqué?	Todos los profesionales que buscan una solución intuitiva y universal.	PYMES / Start-ups / VSEs / grandes grupos y escuelas que apuestan por Office365	Empresas de todos los tamaños / escuelas / público en general (todo el mundo, de hecho)
Principales ventajas	Mensajería grupal integrada Fácil de configurar y usar Despliegue a medida	Integrado en el ecosistema de Office 365 Nuevas funciones introducidas regularmente Disponible en ordenadores y smartphones	No es necesario registrarse Muy buena relación calidad-precio Integrado con Google Workspace
Número máximo de participantes	Hasta 1.000	Hasta 1.000	Hasta 1.000
Tarifa	Desde 14,99€ al mes por usuario	Desde 3,70€ al mes por usuario	Desde 5,75€ al mes por usuario

No nos engañemos... El precio es a menudo el factor determinante en la elección de un software de videoconferencia. ¿Es éste también su caso? Entonces eche un vistazo a nuestra comparativa, y descubra todos los detalles de las ofertas de las 5 principales plataformas (¡está ahí !)

EN RESÚMEN...

¿Qué factores debo tener en cuenta a la hora de elegir el software de vídeo adecuado?
Hay 5 factores: presupuesto, tipo de conferencia, facilidad de uso, funciones y seguridad.

¿Cuáles son las principales herramientas de videoconferencia?
Microsoft Teams, Zoom y Google Meet son los 3 elementos esenciales para el vídeo corporativo. ¿Quiere saber cómo utilizarlos? Explore nuestras guías dedicadas y las aplicaciones dejarán de tener secretos para usted.

¿Cuál es la mejor aplicación para videoconferencias?
No creemos que haya una respuesta correcta o incorrecta .Para saber cuál es el software de videoconferencia ideal para usted, diríjase a nuestra página de comparación de herramientas. !

Ricard VILALTA

Soy un experto en ventas especializado en telecomunicaciones y tecnologías audiovisuales.Me destaco por combinar mi conocimiento del mercado con una capacidad excepcional para identificar las necesidades de los clientes con el fin de desarrollar y vender soluciones a medida, siendo estas innovadoras y centradas en la experiencia de usuario. Con 9 años de experiencia dentro del Grupo Incept, actualmente me encargo de proporcionar servicios de integración audiovisual a través de nuestra filial Wipple. Ofrecemos soluciones completas que incluyen desde la consultoría y auditoría hasta la instalación, integración y capacitación para el uso y mantenimiento de equipos audiovisuales, asegurando una oferta integral y rentable para nuestros clientes.